Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 22 octobre 2026

En résumé

• Ziphe stocke ce que votre organisation y encode : comptes, clients, tâches, heures, rapports de matériel. Rien d'autre.
• Pas de publicité, pas de traceur, pas de cookie, pas de mesure d'audience. L'app mobile ne demande que l'accès à internet et, si vous l'acceptez, le droit d'afficher des notifications.
• Tout est hébergé sur un serveur dans l'Union européenne. Vos données ne sont ni vendues ni partagées ; seules les notifications transitent par Google et Apple, sans la note ni le client, et les e-mails par Amazon Web Services, à Francfort.
• Votre organisation reste maître de ses données : export à tout moment, suppression sur simple demande.

Qui est responsable

Ziphe est édité par Maxime Aerts (m43rts), Belgique. Contact : ziphe@m43rts.com.

Les comptes sont créés par l'administrateur de votre organisation. C'est elle qui décide de ce qui est encodé et de qui y accède ; Ziphe héberge ces données pour son compte.

Ce que nous stockons

• Votre compte : e-mail, nom affiché, rôle, date de première connexion (elle distingue un compte « Invité » d'un compte « Actif »), et votre mot de passe s'il y en a un (haché, jamais en clair). Un code reçu par e-mail suffit pour vous connecter.
• Le travail : clients, tâches, heures pointées (début, fin, description), sessions en cours, rapports de matériel, lots de facturation, réglages.
• Votre session : des jetons de connexion, hachés, qui expirent après 90 jours sans utilisation. Ils sont révoqués sur l'appareil à la déconnexion. Ils le sont partout avec « Se déconnecter partout », un mot de passe défini ou changé par vous ou par l'administrateur, la suspension du compte ou une déconnexion de tous vos appareils par l'administrateur. Les jetons expirés sont effacés, les jetons révoqués après 7 jours.
• Une demande de code de connexion : le code et un secret remis à l'appareil demandeur, tous deux hachés, le type d'appareil et votre compte, si l'adresse est celle d'un compte actif. L'adresse saisie n'y figure pas. La demande est supprimée dès qu'elle a servi, quand elle est annulée, après cinq codes erronés ou à son expiration, 10 minutes plus tard.

Aucune géolocalisation, photo, contact ou identifiant publicitaire.

Pourquoi

Uniquement pour faire fonctionner le service : vous connecter, synchroniser vos appareils, préparer la facturation. Aucun profilage, aucune décision automatisée, aucun usage commercial.

Sur vos appareils

• App mobile : une copie des clients, tâches et collègues de l'organisation, et de vos propres heures, reste sur le téléphone pour travailler hors ligne ; les jetons et une demande de code en attente sont dans le stockage sécurisé du système. La déconnexion efface les jetons et la copie hors ligne ; désinstaller l'application ou « effacer les données » les efface aussi.
• Notifications : si vous les activez, le téléphone ou le navigateur reçoit un identifiant d'appareil que Ziphe garde pour vous prévenir. Il est supprimé à la déconnexion, et quand le service de notification le signale périmé ou après 90 jours sans utilisation. Ceux de tous vos appareils sont supprimés avec « Se déconnecter partout », un mot de passe défini ou changé par vous ou par l'administrateur, la suspension du compte ou une déconnexion de tous vos appareils par l'administrateur.
• App web : le navigateur garde un jeton de session jusqu'à la déconnexion ou jusqu'à son expiration, après 90 jours sans utilisation. Pendant une connexion par code, la demande en attente, valable 10 minutes, reste dans le stockage de session de l'onglet, effacé à sa fermeture. Pas de cookie.
• Ce site : rien.

Tiers

• Hébergement : un serveur loué chez Hostinger, dans l'Union européenne. Il porte tout : API, base de données, synchronisation, sauvegardes.
• Polices : ce site et l'app web chargent leurs polices depuis Google Fonts, qui voit donc votre adresse IP. L'app mobile embarque les siennes.
• Notifications : les notifications Android et iOS passent par Firebase Cloud Messaging (Google LLC), celles d'iOS ensuite par le service de notification d'Apple ; celles du navigateur passent par le service de notification de votre navigateur, chiffrées de bout en bout. Ce qui transite : le nom de la personne qui a agi, la désignation, la quantité, le titre de la tâche, l'état et la date de livraison prévue. Jamais la note, jamais le client, jamais une adresse e-mail.
• E-mails : ils passent par Amazon SES (Amazon Web Services), dans sa région de Francfort (eu-central-1). Ce qui transite : votre adresse et votre nom affiché ; pour un code, le code et le type d'appareil qui l'a demandé ; pour l'e-mail de bienvenue, le nom de l'organisation et le nom et l'adresse de l'administrateur qui vous a ajouté. Jamais un mot de passe, jamais un jeton de session, jamais un lien qui vous connecte, jamais les clients, les tâches ou les heures ; l'e-mail de code ne contient aucun lien.
• Stores : l'installation via l'App Store ou Google Play relève de la politique d'Apple ou de Google.

Aucun autre service ne reçoit vos données. Ziphe n'envoie que deux e-mails : le code de connexion, quand il est demandé pour votre adresse, et un e-mail de bienvenue, quand l'administrateur crée votre compte.

Journaux

Ziphe ne tient pas de journal d'accès. Pour limiter les tentatives de connexion, l'adresse IP, l'adresse e-mail d'une connexion refusée et celle d'une demande de code restent en mémoire le temps d'une fenêtre de 15 minutes, puis sont effacées. Les codes et les secrets d'appareil ne sont jamais journalisés.

Conservation

Vos données restent tant que votre organisation utilise Ziphe. Un compte suspendu garde ses heures, qui font partie de l'historique de facturation, et ses tâches terminées ; il est retiré des tâches à faire ou en cours. Les sauvegardes quotidiennes sont effacées après 14 jours.

Sécurité

Chiffrement en transit (HTTPS partout), mots de passe hachés (Argon2), jetons d'accès de 15 minutes, base de données inaccessible depuis l'extérieur. Signalez une faille à ziphe@m43rts.com.

Vos droits

Accès, rectification, effacement, portabilité, opposition : adressez-vous à l'administrateur de votre organisation ou à ziphe@m43rts.com. L'app web exporte les heures en CSV ou Excel. Vous pouvez aussi saisir l'Autorité de protection des données.

Modifications

La date en tête de page change à chaque modification.

Privacy policy

Last updated: 22 October 2026

In short

• Ziphe stores what your organisation enters: accounts, clients, tasks, hours, material reports. Nothing else.
• No ads, no trackers, no cookies, no analytics. The mobile app asks only for internet access and, if you allow it, permission to show notifications.
• Everything is hosted on one server in the European Union. Your data is never sold or shared; only notifications transit through Google and Apple, without the note or the client, and emails through Amazon Web Services, in Frankfurt.
• Your organisation owns its data: export it any time, have it deleted on request.

Who is responsible

Ziphe is published by Maxime Aerts (m43rts), Belgium. Contact: ziphe@m43rts.com.

Accounts are created by your organisation's administrator. The organisation decides what is entered and who sees it; Ziphe hosts that data on its behalf.

What we store

• Your account: email, display name, role, date of first sign-in (it tells an "Invited" account from an "Active" one), and your password if there is one (hashed, never in clear). A code received by email is enough to sign in.
• The work: clients, tasks, logged hours (start, end, description), running sessions, material reports, billing batches, settings.
• Your session: sign-in tokens, hashed, that expire after 90 days without use. They are revoked on the device when you sign out. They are revoked everywhere with "Sign out everywhere", a password set or changed by you or the administrator, the suspension of your account, or the administrator signing you out of every device. Expired tokens are deleted, revoked ones after 7 days.
• A sign-in code request: the code and a secret handed to the requesting device, both hashed, the kind of device, and your account if the address belongs to an active one. It does not hold the address typed. The request is deleted once used, when cancelled, after five wrong codes, or when it expires, 10 minutes later.

No location, photos, contacts or advertising identifier.

Why

Only to run the service: sign you in, sync your devices, prepare billing. No profiling, no automated decisions, no commercial use.

On your devices

• Mobile app: a copy of the organisation's clients, tasks and colleagues, and of your own hours, stays on the phone for offline work; tokens and a pending code request go in the system's secure storage. Signing out clears the tokens and the offline copy; uninstalling the app or "clear data" removes them too.
• Notifications: if you enable them, the phone or browser receives a device identifier that Ziphe keeps to notify you. It is deleted when you sign out, and when the notification service reports it expired or after 90 days unused. Those of all your devices are deleted with "Sign out everywhere", a password set or changed by you or the administrator, the suspension of your account, or the administrator signing you out of every device.
• Web app: the browser keeps a session token until you sign out or until it expires, after 90 days without use. During a sign-in by code, the pending request, valid 10 minutes, stays in the tab's session storage, cleared when the tab closes. No cookies.
• This site: nothing.

Third parties

• Hosting: a server rented from Hostinger, in the European Union. It runs everything: API, database, sync, backups.
• Fonts: this site and the web app load their fonts from Google Fonts, which therefore sees your IP address. The mobile app bundles its own.
• Notifications: Android and iOS notifications go through Firebase Cloud Messaging (Google LLC), iOS ones onward through Apple's push service; browser notifications go through your browser's push service, encrypted end to end. What transits: the name of the person who acted, the designation, the quantity, the task title, the status and the expected delivery date. Never the note, never the client, never an email address.
• Emails: they go through Amazon SES (Amazon Web Services), in its Frankfurt region (eu-central-1). What transits: your address and display name; for a code, the code and the kind of device that asked for it; for the welcome email, the organisation's name and the name and address of the administrator who added you. Never a password, never a session token, never a link that signs you in, never the clients, tasks or hours; the code email carries no link at all.
• Stores: installing through the App Store or Google Play is covered by Apple's or Google's policy.

No other service receives your data. Ziphe sends only two emails: the sign-in code, when one is requested for your address, and a welcome email, when the administrator creates your account.

Logs

Ziphe keeps no access log. To limit sign-in attempts, the IP address, the email address of a refused sign-in and that of a code request stay in memory for a 15-minute window, then are erased. Codes and device secrets are never logged.

Retention

Your data stays as long as your organisation uses Ziphe. A suspended account keeps its hours, which are part of the billing history, and its finished tasks; it is removed from tasks still to do or in progress. Daily backups are deleted after 14 days.

Security

Encryption in transit (HTTPS everywhere), hashed passwords (Argon2), 15-minute access tokens, database unreachable from outside. Report a vulnerability to ziphe@m43rts.com.

Your rights

Access, rectification, erasure, portability, objection: ask your organisation's administrator or write to ziphe@m43rts.com. The web app exports hours as CSV or Excel. You may also lodge a complaint with the Belgian Data Protection Authority.

Changes

The date at the top changes with every revision.